CRM-Systeme für KMU im Vergleich

Für kleine und mittlere Unternehmen gibt es nicht das eine beste Vertriebssystem. Pipedrive eignet sich besonders für Teams, die schnell eine klare Vertriebspipeline aufbauen möchten. HubSpot ist stark, wenn Vertrieb, Marketing und Service enger zusammenarbeiten sollen. Zoho CRM bietet viel Funktionsbreite, während Salesforce und Microsoft Dynamics 365 vor allem bei komplexeren Prozessen interessant werden. Wer zusätzlich Warenwirtschaft, Angebote, Lager, E-Commerce oder andere Unternehmensprozesse in einer Plattform verbinden möchte, sollte auch Odoo prüfen. Entscheidend ist deshalb nicht die längste Funktionsliste, sondern die Frage, welche Software den eigenen Verkaufsprozess mit möglichst wenig zusätzlicher Arbeit abbildet.

Inhaltsverzeichnis

• Worauf KMU bei Vertriebssystemen achten sollten
• Vertriebssysteme für KMU im Vergleich
• Pipedrive für klare Pipelines und schnellen Start
• HubSpot und Zoho für breitere Kundenprozesse
• Salesforce, Dynamics und Odoo bei mehr Komplexität
• Welches System passt zu welchem Unternehmen
• Kosten und Einführung richtig kalkulieren
• FAQ

Worauf KMU bei Vertriebssystemen achten sollten

Ein gutes Vertriebssystem muss zunächst ein alltägliches Problem lösen. Leads dürfen nicht in einzelnen E-Mail-Postfächern verschwinden. Angebote und Gespräche müssen nachvollziehbar sein. Mitarbeiter sollten erkennen, welcher Kunde als Nächstes kontaktiert werden muss und welche Verkaufschancen besonders relevant sind.

Für viele kleine Unternehmen genügt deshalb zunächst ein CRM mit Kontaktverwaltung, Verkaufschancen, Aufgaben, Kalender, E-Mail-Anbindung und einer übersichtlichen Pipeline. Erst wenn mehrere Teams, Standorte oder Vertriebswege hinzukommen, werden umfangreiche Automatisierungen, Prognosen, Rollenmodelle und komplexe Schnittstellen entscheidend.

Die Auswahl sollte deshalb ähnlich systematisch erfolgen wie bei anderer Managementsoftware für Unternehmen. Eine Lösung mit hundert Funktionen ist nicht automatisch besser als eine Software, die zehn benötigte Funktionen besonders einfach zugänglich macht.

Besonders wichtig sind fünf Kriterien. Die Oberfläche muss vom Vertrieb tatsächlich genutzt werden. Die Pipeline sollte sich an den eigenen Verkaufsprozess anpassen lassen. E-Mail, Kalender und bestehende Geschäftsanwendungen sollten sinnvoll integrierbar sein. Berichte müssen die Fragen der Geschäftsleitung beantworten. Schließlich müssen Lizenzkosten und Administrationsaufwand zum Wachstum des Unternehmens passen.

Ein CRM bringt wenig, wenn Mitarbeiter ihre Informationen weiterhin zusätzlich in Tabellen, Notizen oder privaten Postfächern pflegen. Die Akzeptanz im Team ist deshalb häufig wichtiger als eine zusätzliche Spezialfunktion.

Vertriebssysteme für KMU im Vergleich

Die folgenden Lösungen verfolgen unterschiedliche Ansätze. Pipedrive konzentriert sich stark auf den operativen Vertrieb. HubSpot verbindet CRM mit weiteren Bereichen der Kundenkommunikation. Zoho bietet zahlreiche Funktionen und Erweiterungsmöglichkeiten.

Salesforce und Dynamics 365 sind stärker auf skalierbare, individuell anpassbare Vertriebsorganisationen ausgerichtet. Odoo geht noch einen Schritt weiter und verbindet CRM und Verkauf mit vielen weiteren betrieblichen Anwendungen.

Die angegebenen Preise sind Einstiegs- oder Listenpreise der Anbieter und können von Abrechnungsart, Land, Währung, Nutzerzahl, Zusatzmodulen und laufenden Aktionen abhängen. Deshalb sollte nicht allein der günstigste Einstiegstarif verglichen werden, sondern der Tarif, der die tatsächlich benötigten Funktionen enthält.

Pipedrive für klare Pipelines und schnellen Start

Pipedrive ist besonders interessant, wenn ein Unternehmen seine Verkaufschancen übersichtlicher steuern möchte und kein umfassendes Unternehmenssystem benötigt. Schon der Lite-Plan bündelt Leads, Deals, Kontakte, Kalender und Pipeline-Management. Dazu kommen unter anderem KI-gestützte Berichte und ein Sales-Feed für anstehende Aufgaben und Chancen.

Der Growth-Plan kostet laut aktueller Preisseite bei jährlicher Abrechnung 24 US-Dollar pro Nutzer und Monat. Er ergänzt unter anderem eine vollständige E-Mail-Synchronisierung mit Tracking sowie Automationen und E-Mail-Sequenzen. Für Unternehmen, die Nachfassaktionen bisher manuell verwalten, ist genau dieser Schritt häufig relevanter als eine große Zahl zusätzlicher CRM-Module.

Premium liegt bei jährlicher Abrechnung derzeit bei 49 US-Dollar pro Nutzer und Monat. Hier kommen beispielsweise Lead-Generierung und Weiterleitung, benutzerdefiniertes Scoring, Datenanreicherung, erweiterte E-Mail-Werkzeuge sowie Verträge und elektronische Signaturen hinzu. Pipedrive nennt außerdem mehr als 500 Integrationen.

Für ein kleines B2B-Vertriebsteam ist Pipedrive deshalb eine der naheliegendsten Optionen, wenn Transparenz über Deals und konsequente Follow-ups im Mittelpunkt stehen. Die Bedienlogik orientiert sich stark am tatsächlichen Verkaufsprozess und weniger an einer möglichst umfassenden Unternehmensplattform.

Das passt zu Unternehmen, die zunächst gezielt ihre digitalen Werkzeuge für effizientere Abläufe verbessern möchten, ohne sofort die gesamte IT-Landschaft umzubauen.

HubSpot und Zoho für breitere Kundenprozesse

HubSpot verbindet mehrere Phasen der Kundenbeziehung

HubSpot ist stärker als Pipedrive auf eine gemeinsame Kundenplattform ausgerichtet. Neben dem Sales Hub existieren Lösungen für Marketing, Service, Inhalte und Datenmanagement. Das ist vor allem dann interessant, wenn Leads aus dem Marketing direkt in den Vertrieb gelangen und später vom Kundenservice weiterbetreut werden.

HubSpot stellt kostenlose CRM- und Vertriebswerkzeuge für einen kleinen Einstieg bereit. Laut aktuellem Produktkatalog beginnt Sales Hub Starter regulär bei 20 Euro pro Lizenz und Monat. Sales Hub Professional beginnt bei 100 Euro pro Lizenz und Monat. Dafür fällt nach den derzeit veröffentlichten Angaben zusätzlich eine einmalige Onboarding-Gebühr von 1.470 Euro an.

Professional ist deshalb kein automatischer nächster Schritt für jedes kleine Unternehmen. Der höhere Tarif wird interessant, wenn Vertriebsprozesse stärker automatisiert und skaliert werden sollen. Ein Unternehmen mit wenigen Verkäufern und einfachen Verkaufsphasen kann mit einem schlankeren Paket wirtschaftlicher arbeiten.

HubSpot hat einen besonderen Vorteil, wenn Vertrieb nicht isoliert betrachtet wird. Formulare, Kundenkontakte, E-Mail-Kommunikation und weitere Interaktionen können innerhalb derselben Plattform zusammenlaufen. Dadurch sinkt das Risiko, dass Marketing und Vertrieb mit unterschiedlichen Kontaktständen arbeiten.

Zoho CRM bietet viel Spielraum für wachsende Anforderungen

Zoho CRM verfolgt einen anderen Ansatz. Bereits die kostenlose Edition unterstützt bis zu drei Benutzer und enthält zentrale Funktionen wie Kontaktverwaltung, Follow-up-Erinnerungen, Aufgaben, Besprechungen, Anrufe, Berichte und mobile Apps.

Die kostenpflichtigen Editionen Standard, Professional, Enterprise und Ultimate bauen den Funktionsumfang schrittweise aus. Standard bringt unter anderem mehrere Vertriebspipelines, E-Mail- und Kalenderintegration, Formulare und Umsatzprognosen. Professional ergänzt beispielsweise CPQ-Funktionen, Prozessautomatisierung und Bestandsmanagement. In höheren Editionen kommen weitere Anpassungs-, KI- und Steuerungsmöglichkeiten hinzu.

Zoho ist deshalb interessant, wenn ein Unternehmen zunächst günstig beginnen, später aber deutlich mehr Prozesse innerhalb desselben Ökosystems abbilden möchte. Die Kehrseite dieser Flexibilität ist der Einrichtungsaufwand. Je mehr Module, Automationen und Sonderfelder genutzt werden, desto wichtiger wird eine klare Datenstruktur.

Das zeigt auch eine allgemeine Regel bei digitalen Managementtools. Mehr Funktionen helfen nur dann, wenn Verantwortlichkeiten, Datenfelder und Arbeitsabläufe vor der Einführung definiert wurden.

Salesforce, Dynamics und Odoo bei mehr Komplexität

Salesforce bietet einen vergleichsweise günstigen Einstieg in eine große Plattform

Salesforce wird häufig mit großen Unternehmen verbunden, bietet inzwischen aber auch niedrigere Einstiegsebenen. Die Starter Suite kostet aktuell 25 Euro pro Benutzer und Monat und kann monatlich oder jährlich abgerechnet werden. Enthalten sind unter anderem Lead-, Account-, Kontakt- und Opportunity-Management sowie integrierte Abläufe für Vertrieb und Lead-Weiterleitung.

Die Pro Suite kostet bei jährlicher Abrechnung 100 Euro pro Benutzer und Monat. Sie erweitert Starter unter anderem um umfangreichere Automatisierung und Anpassung sowie Angebotserstellung und Prognosen. Darüber folgen deutlich teurere Unternehmenseditionen.

Für ein kleines Unternehmen lohnt Salesforce vor allem dann, wenn absehbar ist, dass Prozesse, Teams und Integrationen deutlich komplexer werden. Wer lediglich zehn Verkäufer mit einer gut sichtbaren Deal-Pipeline koordinieren möchte, kann mit einer einfacheren Lösung schneller ans Ziel kommen.

CRM-Auswahl nach Bedarf

Microsoft Dynamics 365 Sales passt besonders gut in Microsoft-Umgebungen

Dynamics 365 Sales Professional kostet derzeit 56,30 Euro pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, jeweils zuzüglich Mehrwertsteuer. Die Edition enthält Kernfunktionen der Vertriebsautomatisierung, die Zusammenarbeit mit Microsoft 365 sowie Berichte und Dashboards.

Sales Enterprise liegt bei 91 Euro und Sales Premium bei 130 Euro pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Die höheren Editionen erweitern Automatisierung, Anpassung und KI-Funktionen.

Dynamics 365 ist besonders prüfenswert, wenn ein Unternehmen bereits stark mit Microsoft 365 arbeitet und weitere Microsoft-Dienste in seine Geschäftsprozesse integriert. Dadurch kann die technische Anschlussfähigkeit wichtiger werden als ein niedriger Lizenzpreis.

Odoo verbindet Verkauf mit operativen Unternehmensprozessen

Odoo unterscheidet sich von klassischen CRM-Lösungen, weil die Plattform neben CRM und Verkauf auch Anwendungen für E-Commerce, Buchhaltung, Lager, Einkauf, Projekte, Personal, Kassensysteme und weitere Bereiche anbietet. Der Standardtarif umfasst laut aktueller Preisseite alle Apps in Odoo Online.

Damit wird Odoo interessant, wenn nach einem Abschluss direkt weitere Prozesse folgen. Ein Auftrag kann beispielsweise Auswirkungen auf Lager, Rechnung oder Projektabwicklung haben. Statt mehrere Spezialprogramme über Schnittstellen zu verbinden, kann ein Unternehmen mehr Abläufe innerhalb einer Plattform organisieren.

Diese Entscheidung geht über die reine CRM-Auswahl hinaus. Unternehmen sollten deshalb früh klären, ob sie eine spezialisierte Vertriebssoftware oder eine umfassendere Plattform suchen. Hilfreich ist dabei auch die grundsätzliche Abwägung zwischen SaaS und eigener Infrastruktur, insbesondere wenn Integrationen, Betrieb und langfristige Erweiterbarkeit eine große Rolle spielen.

Welches System passt zu welchem Unternehmen

Pipedrive ist eine starke Wahl für kleine Verkaufsteams, die möglichst schnell von Tabellen und manuellen Listen zu einer klaren Pipeline wechseln möchten. Die Funktionen sind deutlich auf Deals, Aktivitäten und Follow-ups ausgerichtet.

Welches CRM passt zu Ihrem Unternehmen?

HubSpot ist besonders sinnvoll, wenn Vertrieb, Marketing und Kundenservice gemeinsam auf Kontaktdaten zugreifen sollen. Der Einstieg kann niedrig sein, doch Unternehmen sollten früh prüfen, welche Funktionen später einen Professional-Tarif erfordern.

Zoho CRM passt zu preisbewussten Unternehmen, die viel Flexibilität und zahlreiche Erweiterungsmöglichkeiten suchen. Die kostenlose Edition ist für sehr kleine Teams interessant. Bei wachsender Komplexität stehen mehrere höhere Editionen zur Verfügung.

Salesforce eignet sich für Unternehmen, die bereits beim Einstieg mit starkem Wachstum, differenzierten Prozessen oder vielen Integrationen rechnen. Die Starter Suite macht die Plattform auch für kleinere Unternehmen zugänglicher, während die höheren Editionen klar auf komplexere Anforderungen zielen.

Dynamics 365 Sales ist besonders interessant für Unternehmen, deren Arbeitsumgebung bereits stark auf Microsoft-Produkten basiert. Der Einstiegspreis liegt über vielen einfachen CRM-Angeboten, dafür kann die Verzahnung mit dem bestehenden Ökosystem entscheidend sein.

Odoo passt, wenn Verkauf nur ein Teil eines größeren Digitalisierungsprojekts ist. Wer CRM, Angebote, Aufträge, Lager, Buchhaltung oder E-Commerce enger verbinden möchte, sollte die Plattform in den Auswahlprozess aufnehmen.

Auch das Thema Automatisierung sollte erst nach der Prozessauswahl kommen. Wie stark Automatisierung Unternehmen verändert, hängt wesentlich davon ab, ob ein wiederkehrender Ablauf klar definiert wurde. Ein schlecht strukturierter Verkaufsprozess wird durch Automatisierung nicht automatisch besser.

Kosten und Einführung richtig kalkulieren

Der häufigste Fehler beim Vergleich von CRM-Systemen ist die Konzentration auf den sichtbaren Preis pro Benutzer. Der tatsächliche Aufwand entsteht aus mehreren Bausteinen. Neben Lizenzen können zusätzliche Module, Datenmigration, Einrichtung, Beratung, Schulung und interne Administration hinzukommen.

Auch Tarifgrenzen sind wichtig. Pipedrive verschiebt beispielsweise E-Mail-Synchronisierung und Automationen in höhere Pläne. HubSpot verlangt für Sales Hub Professional deutlich mehr als für Starter und veröffentlicht dafür eine zusätzliche Onboarding-Gebühr. Bei Salesforce oder Dynamics 365 steigt der Preis ebenfalls, sobald umfangreichere Automatisierung, Anpassung oder Vertriebssteuerung erforderlich wird.

Vor der Entscheidung sollte ein Unternehmen deshalb einen realen Verkaufsprozess testen. Ein Lead kommt herein. Ein Mitarbeiter qualifiziert ihn. Ein Termin wird vereinbart. Ein Angebot entsteht. Danach folgen Erinnerung, Verhandlung und Abschluss. Genau dieser Ablauf sollte während einer Testphase vollständig durchgespielt werden.

Dabei sollten mindestens Vertrieb, Geschäftsleitung und eine Person mit Verantwortung für IT oder Administration beteiligt sein. So wird sichtbar, ob die Anwendung für Verkäufer einfach genug ist und gleichzeitig die Berichte liefert, die das Management benötigt.

Zusätzlich sollten Unternehmen klären, wie bestehende Daten übernommen werden. Doppelte Kontakte, unterschiedliche Schreibweisen und veraltete Tabellen sollten möglichst vor dem Import bereinigt werden. Andernfalls beginnt das neue CRM bereits mit einer schlechten Datenbasis.

Zu prüfen sind außerdem Rollen und Zugriffsrechte, Exportmöglichkeiten, Schnittstellen, Backup- und Löschkonzepte sowie die vertraglichen Datenschutzbedingungen. Gerade bei Cloud-Systemen lohnt sich ein Blick darauf, welche Daten verarbeitet werden und welche organisatorischen Einstellungen das eigene Unternehmen vornehmen muss.

Für die meisten kleinen Firmen ist ein schlankes CRM, das nach wenigen Tagen zuverlässig genutzt wird, wertvoller als eine mächtige Plattform, die monatelang konfiguriert werden muss. Wächst das Unternehmen später, können leistungsfähigere Tarife oder umfangreichere Systeme sinnvoll werden. Die beste Ausgangsfrage lautet deshalb nicht „Welches CRM kann am meisten?“, sondern „Welches CRM bildet unseren Verkauf heute sauber ab und kann die nächsten Wachstumsschritte mittragen?“

Vor der CRM-Entscheidung prüfen

FAQ

Welches CRM eignet sich am besten für ein kleines Vertriebsteam?

Für ein kleines Team mit klarer B2B-Pipeline ist Pipedrive häufig eine besonders einfache Wahl. Benötigt das Unternehmen gleichzeitig Marketing- und Servicefunktionen, kann HubSpot besser passen.

Gibt es ein kostenloses CRM für kleine Firmen?

Ja. HubSpot bietet kostenlose Basiswerkzeuge und Zoho CRM eine dauerhaft kostenlose Edition für bis zu drei Benutzer. Auch andere Anbieter stellen Testversionen oder kostenlose Einstiegsmöglichkeiten bereit.

Wann lohnt sich ein teureres CRM?

Ein höherer Tarif lohnt sich, wenn benötigte Funktionen wie Automatisierung, Prognosen, differenzierte Zugriffsrechte, mehrere Teams, komplexe Berichte oder besondere Integrationen im Basistarif fehlen.

Braucht ein kleines Unternehmen überhaupt ein CRM?

Ein CRM wird besonders sinnvoll, sobald mehrere Personen Kunden betreuen oder Leads, Angebote und Nachfassaktionen nicht mehr zuverlässig mit E-Mail, Kalender und Tabellen steuerbar sind.

Ist ein ERP-System besser als ein CRM?

Nicht grundsätzlich. Ein CRM konzentriert sich auf Kundenkontakte und Vertrieb. Ein ERP bildet zusätzliche Unternehmensprozesse ab. Plattformen wie Odoo können beide Bereiche stärker miteinander verbinden.

Wie sollte ein Unternehmen ein neues CRM testen?

Am besten wird ein kompletter realer Verkaufsprozess mit echten Anforderungen durchgespielt. Dabei sollten Dateneingabe, E-Mail, Aufgaben, Angebot, Follow-up, Berichte und die spätere Administration geprüft werden.

Quelle: HubSpot Product and Services Catalog und HubSpot Pricing; Pipedrive CRM-Preispläne und Pipedrive Knowledge Base; Zoho CRM Preise und Versionen sowie Zoho CRM Help; Salesforce Sales Pricing; Microsoft Dynamics 365 Sales Preise und Microsoft Learn; Odoo Preisgestaltung.